Bá Long Event sẽ gợi ý cho bạn 10 bước tổ chức year end party giúp bạn có một chương trình ý nghĩa và thành công ngay cả khi bạn chưa có kinh nghiệm
1. Lên ý tưởng tổ chức Year End Party
Việc lên ý tưởng tổ chức Year end Party là bước quan trọng đánh dấu sự khởi đầu cho buổi tiệc thành công và đáng nhớ. Trong quá trình này, mọi thành viên trong ban tổ chức trong công ty cùng nhau hợp tác, tạo nên một không gian sáng tạo để thổi hồn vào chương trình. Các ý tưởng độc đáo sẽ làm tăng tính hấp dẫn có buổi tiệc cũng như đem lại ấn tượng cho khách mời. Kết hợp với những trò chơi giao lưu và hoạt động giải trí mang đậm chất nhóm, giúp tạo nên những kỷ niệm đáng nhớ trong mỗi thành viên.
2. Xác định chủ đề tổ chức Year End Party
Sau khi đã có ý tưởng tổ chức Year end Party, việc xác định chủ đề là bước quan trọng để thể hiện tinh thần của sự kiện và gắn kết mọi người lại gần nhau. Chủ đề được lựa chọn sẽ phải tạo nên sự hòa quyện về màu sắc trong không gian buổi tiệc và thể hiện được tình cảm, sự đoàn kết và sự ấm áp của trong mùa đông. Kết hợp câu slogan thân mật và gần gũi cũng thể hiện tinh thần chương trình. Slogan thể hiện được ý nghĩa đoàn kết, tạo dựng mối quan hệ gần gũi giữa các thành viên trong công ty. Bố cục chương trình sẽ được thiết kế sao cho tạo cơ hội cho mọi người gặp gỡ, giao lưu và tận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ. Những trò chơi và hoạt động nhóm gắn kết được đưa vào chương trình, giúp mọi người cảm nhận sự thân thiện và vui vẻ trong không gian buổi tiệc.
Concept year end party
3. Lên danh sách khách mời tham dự
Việc lên danh sách khách mời tham gia cũng là công việc quan trọng để đảm bảo mọi người trong công ty đều có cơ hội tham gia và tận hưởng không khí buổi tiệc cùng nhau. Nếu buổi tiệc chỉ mời thành viên trong nội bộ công ty thì tốn quá nhiều thời gian vào bước này. Bởi phòng nhân sự luôn nắm bắt được số lượng cụ thể nhân viên tại công ty. Còn trường hợp cho phép đưa theo con cái thì mới cần lên danh sách để kiểm soát được số lượng tham dự. Danh sách này sẽ bao gồm gia đình của từng nhân viên đăng ký tham gia. Điều này sẽ mở rộng cơ hội cho mọi người chia sẻ niềm vui và kỷ niệm không chỉ với đồng nghiệp mà còn với người thân yêu. Trẻ nhỏ cũng được chào đón, tạo không gian gia đình ấm áp và hạnh phúc. Việc lập danh sách cần cân nhắc tỉ mỉ để bảo mọi người đều có mặt và tận hưởng buổi tiệc. Sự tham của các thành viên cùng gia đình tạo nên một không gian ấm áp và gắn kết, thể hiện tinh thần đoàn kết và sự quan của doanh nghiệp đối với mỗi cá nhân trong công ty.
4. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
Thời gian và địa điểm tổ chức Year end Party đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một buổi tiệc thú vị và đáng nhớ cho tất cả thành viên trong công ty. Thời gian có thể diễn ra vào các ngày gần cuối năm để tạo không khí đúng với tên gọi của buổi tiệc này. Thời gian diễn ra buổi tiệc trong khoảng 90 – 120 phút trong khung giờ từ 19 giờ đến 21 giờ. Với thời gian này tạo sự linh hoạt cho chương trình và đảm bảo mọi người có thể tham gia thoải mái mà không lo ngại về thời gian. Đối với địa điểm tổ chức, dựa trên số lượng khách mời tham gia tiệc Year end Party mà quyết định lựa chọn phù hợp. Có thể lựa chọn địa điểm tổ chức ngoài trời, nếu số lượng tham gia đông và chủ đề hướng tới thiên nhiên. Còn địa điểm trong nhà thì có mang lại không gian ấm áp và không bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường ảnh hưởng đến. Địa điểm tổ chức nên có vị trí thuận lợi, như trung tâm thành phố hay khu vực gần đó giúp tiện lợi cho việc di chuyển. Cùng với đó nếu có thêm khu vực sân chơi cho trẻ em càng tốt để tạo sự an tâm cho các phụ huynh
Địa điểm tổ chức Year end party
5. Lên danh sách thực đơn, món ăn cho bữa tiệc
Lựa chọn thực đơn cho year end party là một phần quan trọng để mang đến trải nghiệm ẩm thực đa dạng và thú vị cho tất cả khách mời. Công ty có thể tiến hành khảo sát sở thích ăn uống của mọi người, để hiểu rõ hơn về những món ăn ưa thích và hạn chế của họ. Việc thực hiện khảo sát này sẽ giúp xác định được sự đa dạng trong khẩu vị của mọi người. Từ đó, công ty có thể tổng kết và lựa chọn menu phù hợp với mọi người, đảm bảo món ăn thỏa mãn sở thích từ các loại món ăn khác nhau.
Thực đơn Year end party
6. Lựa chọn MC dẫn chương trình
Vai trò của MC trong year end party không thể phủ nhận, chính họ là người góp phần tạo nên không gian vui tươi và sôi động cho buổi lễ. Việc lựa chọn MC phải cân nhắc một cách kỹ lưỡng, như tìm kiếm “mặt gửi vàng” để đảm bảo sự thành công của sự kiện. MC lý tưởng cho buổi tiệc cần phải có những đặc điểm như vui vẻ, hoạt bát, năng động và thân thiện. Họ là người biết cách tạo nên bầu không khí thoải mái, nâng cao tinh thần của khán giả sẽ giúp kết nối và giao lưu hiệu quả. Trong trường hợp nhân viên công ty không đáp ứng đủ yêu cầu cần thiết cho vai trò MC, việc thuê MC chuyên nghiệp từ bên ngoài là phương án hợp lý. Một đội ngũ MC gồm cả nam và nữ
MC Year end party
7. Lên danh sách các tiết mục văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ sẽ là điểm nhấn cho chương trình year end party, tạo bầu không khí sôi động, Buổi lễ thể hiện sự đa dạng tài năng bên trong công ty cũng như tạo dịp để tôn vinh những thành tích xuất sắc của nhân viên. Nhân viên có cơ hội thể hiện tài năng qua các tiết mục như hát, múa nhảy, diễn kịch,… Mỗi bộ phận sẽ góp phần mang đến một màu sắc riêng biệt đồng thời tạo ra sự hấp dẫn cho người xem. Không chỉ giới hạn trong nhân viên công ty, có thể thuê biểu diễn chuyên nghiệp bên ngoài để mang đến sự đa dạng và chất lượng cho buổi lễ. Buổi tiệc year end party sẽ gồm các tiết mục như sau:
- Tiết mục văn nghệ do nhân viên công ty chuẩn bị: 3-4 bài
- Các tiết mục chuyên nghiệp
- Video giới thiệu quá trình hình thành và các thành công trong một năm qua
- Tiết mục trò chơi giao lưu với thành viên tham dự tiệc
Tiết mục Year end party
8. Xây dựng cấu trúc chương trình
Xây dựng cấu trúc chương trình là công việc cần thiết để định hình tạo ra sự liên kết giữa các phần và là cách thức mà buổi tiệc year end party sẽ lan tỏa niềm vui và kỷ niệm. Cấu trúc chương trình sẽ mang đến những trải nghiệm đa dạng cho khán giả. Cấu trúc chương trình year end party như sau:
Trò chơi số 1………………..
Trò chơi số 2…………………
- Chương trình biểu diễn kịch, tiểu phẩm (nếu có)
- 1 Video ngắn giới thiệu về công ty, thành tựu đạt được trong năm,……. được trình chiếu
- Phần vinh danh và trao thưởng nhân viên xuất sắc nhất
- Sắp xếp các tiết mục theo thứ tự hợp lý giúp tạo dòng chảy sự kiện mạch lạc và đa dạng. Có thể sắp xếp các tiết mục theo thứ tự như sau:
Tiết mục nhảy sôi động làm nóng bầu không khí của buổi tiệc (khoảng 5 phút)
Trình chiếu video ngắn về công ty ( khoảng 5 phút)
Đại biểu ban lãnh đạo công ty lên phát biểu ( 15 phút)
Tiết mục ca nhạc số 1…………. ( 5 phút)
Tiết mục ca nhạc số 2 ………….. (5 phút)
Trò chơi tập thể số 1:……………………. (15 phút)
Tiết mục ca nhạc số 3 của………… ( 5 phút) Tiết mục kịch, tiểu phẩm ………….. (nếu có 15 phút)
Tiết mục ca nhạc của………… (5 phút)
Trò chơi nhóm số 2………………. ( 15 phút)
Trao phần thưởng (15 phút)
Trình tự này giúp tạo một dòng chảy sự kiện mạch lạc, đảm bảo mọi người đều có cơ hội tham gia và tận hưởng khoảnh khắc độc đáo và ý nghĩa trong buổi tiệc year end party.
10. Xây dựng kịch bản, timeline chương trình
Kịch bản và timeline của chương trình chính là hướng dẫn cụ thể để đảm bảo buổi tiệc diễn ra một cách suôn sẻ và theo kế hoạch. Với các phần mục như tên tiết mục, nội dung tiết mục, người phụ trách, thời lượng và ghi chú. Qua đó sẽ có một bản hướng dẫn chi tiết giúp ban tổ chức điều hành buổi tiệc một cách chính xác và hiệu quả. Kịch bản sẽ căn cứ vào cấu trục của chương trình đã sắp xếp trước đó để đặt ra mỗi phần mục một cách thích hợp. Lời dẫn MC và thông tin về người thể hiện sẽ tạo nên sự liên kết mạch lạc giữa các tiết mục, mang lại sự trôi chảy và sự hấp dẫn. Thời lượng được xác định chính xác để đảm bảo mỗi tiết mục không vượt quá thời gian dự kiến, từ đó duy trì sự tương tác và khách mời không cảm thấy mệt mỏi. Ghi chú cung cấp thông tin quan trọng và hướng dẫn cho từng tiết mục, giúp tạo nên trải nghiệm tốt nhất cho mọi người tham gia buổi tiệc year end party.
