Các bước tổ chức tiệc tất niên sáng tạo độc đáo năm 2022

Các bước tổ chức tiệc tất niên sáng tạo độc đáo năm 2022

Tổ chức tiệc tất niên là sự kiện nội bộ được mong chờ nhất trong năm của hầu hết tất cả nhân viên công ty. Xếp lại những chỉ tiêu doanh thu, những áp lực công việc trong năm, các thành viên công ty được tận hưởng thời gian tuyệt vời, nạp thêm năng lượng chuẩn bị cho năm mới.

Dưới đây là các bước tổ chức tiệc tất niên sáng tạo độc đáo năm 2022 được Bá Long  Event biên soạn và chia sẻ cùng độc giả các kiến thức bổ ích cho sự kiện quan trọng của doanh nghiệp mình.

Khái niệm tổ chức tiệc tất niên do Bá Long Event chọn lọc

• Là dịp chiêu đãi các khách hàng thân thiết, đối tác, cộng sự, nhân viên và các khách hàng tiềm năng của công ty.
• Là dịp toàn thể nhân viên cùng sum họp, không phân chia sếp – nhân viên, không áp lực công việc, không cạnh tranh.
• Là thời điểm tổng kết tất cả các hoạt động trong năm, những nhìn nhận thực tế về những điều đã đạt được và chưa đạt được.
• Là dịp tri ân những cá nhân xuất sắc, những thành viên gắn bó lâu năm hay những cá nhân có thành tích cao trong quá trình hoạt động kinh doanh.
• Là dịp để các thành viên công ty thỏa sức sáng tạo với các kịch bản độc đáo, game show gala vui nhộn.
• Là cơ hội công ty gửi lời cám ơn tới hậu phương của mỗi thành viên công ty. Đó là gia đình, người thân thiết của nhân viên.

Hình thành chủ đề, ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

• Chủ đề

Chủ đề tiệc tất niên cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính tổng quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức, thông điệp của chương trình…mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên & khách hàng. Chủ đề tiệc tất niên cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện; nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, logo, nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian, địa điểm của sự kiện.

• Xây dựng Ý tưởng: độc đáo – mới lạ – không đụng hàng

Cần tạo ra một Concept và Theme dành riêng cho buổi tiệc tất niên của công ty bạn sao cho thật ấn tượng và thông qua đó truyền đi một thông điệp rõ ràng mang tính động viên cao đối với toàn công ty. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên này cũng phải mang được đặc trưng doanh nghiệp, phản ánh cá tính của doanh nghiệp. Đây là các bước tổ chức tiệc tất niên dành cho doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:

Lập danh sách khách mời cho tiệc tất niên

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quy trình tổ chức tiệc tất niên.. Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình, thiếu hụt ngân sách đã hoạch định,…doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình lập danh sách chi tiết sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời. Trước ngày tổ chức tiệc tất niên từ 1 tuần hay 10 ngày tùy theo quy mô khách mời tham dự.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

Danh sách khách mời VIP.

Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)

Danh sách khách mời dự bị.

Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức tiệc tất niên 2022

Thời gian của xu hướng tổ chức tiệc tất niên 2022 thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng. Vừa vào thời điểm cuối năm và cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 150 phút. Nên vào khung giờ 18g00 – 20g30. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục đích của buổi lễ. Còn nếu quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách mời.

Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Tiết mục chương trình tiệc tất niên 2022 sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

• Tiết mục: ca múa nhạc – xiếc – hài kịch – nhảy múa – khiêu vũ – các cuộc thi… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
• Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
• Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu).
• Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

  

Lên dự trù ngân sách tổ chức tiệc tất niên 2022

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm.
• Đồ ăn thức uống.
• Trang trí bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào.
• Âm thanh ánh sáng bao gồm loa, đèn, nhạc, màn hình.
• Văn nghệ bao gồm ca hát, nhảy múa, nhạc kịch, thuê ca sỹ.
• Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
• Thiết kế, in ấn bao gồm: banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.
• Photo, camera.
• Nhân sự bao gồm nhân công setup, dàn dựng, ca sỹ, PG, tiếp tân, đồng phục.
• Game, quà tặng.
• Đi lại, vận chuyển.
• Giao tiếp nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời.
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.

Với những thông tin về các bước tổ chức tiệc tất niên sáng tạo độc đáo năm 2022, Bá Long Event hy vọng sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên tốt hơn. 

Nếu cần thêm bất cứ sự tư vấn hay thông tin gì về tiệc tất niên và các sự kiện cho doanh nghiệp bạn, hãy liên lạc với Bá Long Event chúng tôi.