Cho tới gần đây, khách hàng tới tham gia các hội thảo, hội nghị chủ yếu vẫn mong muốn họ sẽ tiếp nhận được những thông tin độc đáo, hay những kiến thức không hề được chia sẻ trên mạng hay bất cứ nơi nào khác. Tuy nhiên, điều nay đã thay đổi khá nhiều bởi khi nền tảng truyền thông online phát triển, đặc biệt là với Youtube và các mạng xã hội thì mọi người gần như có thể tiếp nhận thông tin từ bất cứ đâu! Khách hàng không cần phải ra khỏi nhà, trực tiếp tới tham gia các hội thảo để nghe chuyên gia chia sẻ nữa. Họ có thể ở nhà xem video trên Youtube và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí.
Với những thay đổi mạnh mẽ như vậy, nội dung các buổi hội thảo, hội nghị cũng dần dần phải thay đổi theo. Chúng sẽ ít hướng tới các chủ đề quá học thuật và chia sẻ kiến thức mà chủ yếu hướng tới gắn kết các khách hàng, giúp họ tương tác với nhau tốt hơn.
Dưới đây là 08 tips nhỏ giúp bạn có được những chiến lược truyền thông độc đáo cho các hội thảo, hội nghị, giúp khách hàng kết nối, tương tác và chia sẻ với nhau nhiều hơn, và đặc biệt là: khách hàng có động lực hơn để tới tham dự các hội thảo, hội nghị của công ty bạn…
Giai đoạn trước sự kiện
1. Tăng cường sức hút của đám đông
Hãy khiến khách hàng tiềm năng tham gia chương trình bằng cách thúc đẩy họ cùng bạn tạo ra sự kiện. Hãy để các hội thảo mang tính cộng đồng cao hơn, khách hàng được đánh giá và chia sẻ thông tin về sự kiện, tự đề xuất những vấn đề họ muốn nghe trước khi quyết định trở thành một phần của chương trình.
#SXSW – một liên hoan phim, âm nhạc và hội thảo chuyên đề rất lớn được tổ chức hàng năm tại Texas, Mỹ đã trở thành bậc thầy tạo ra những nội dung hấp dẫn cho sự kiện chỉ với một công nghệ rất đơn giản. Công nghê này cho phép đơn vị tổ chức khai thác sự hưởng ứng từ đám đông bằng 2 cách: Khán giả online đưa ra các chủ đề họ muốn thảo luận trong buổi hội thảo và sau đó bình chọn cho chủ đề họ yêu thích nhất.
Bạn cũng có thể sử dụng cách tương tự để gắn kết với khách hàng tiềm năng của mình. Hãy thử dùng Google doc hoặc Survey Monkey để khuyến khích khán giả đặt câu hỏi.
2. Tạo ra các cuộc thi online
Khởi đầu bằng một cuộc thi trên Twitter là cách mà #Eventex – Một hội thảo thường niên hàng đầu thế giới về công nghệ trong ngành sự kiện thu hút khán giả. #Eventex yêu cầu họ chỉ định và chia sẻ thông tin về các công ty start-up mình yêu thích nhất, sau đó sử dụng một hashtag do chương trình quy định cùng hashtag#Eventprofs khi đăng tải status. Công ty start-up được chỉ định với số lượt hashtag cao nhất sẽ dành được phần thưởng là một gian hàng trưng bày miễn phí trong sự kiện. Khán giả đăng tải status có lượt chia sẻ cao nhất cũng sẽ dành được 01 vé miễn phí để tới tham gia chương trình.
3. Quảng bá và đưa ra các nội dung teaser
Càng gần tới ngày sự kiện diễn ra, hãy chia sẻ những nội dung ngắn hấp dẫn để thu hút khách hàng! Đầu tiên, hãy tận dụng các diễn giả bởi họ sẽ giúp bạn làm ra những nội dung sáng tạo nhất. Hãy sản xuất những đoạn video teaser ngắn từ 30s đến 1 phút, ở đó các diễn giả giới thiệu về chủ đề của buổi hội thảo cùng các lý do khách hàng nên tới tham gia chương trình.
Tiếp đó, hãy thực hiện những cuộc phỏng vấn ngắn (dạng video hoặc chat, e-mail với diễn giả), nội dung xoay quanh chủ đề buổi hội thảo. Chia sẻ các nội dung teaser này lên những kênh truyền thông online, bạn sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm. Ngoài ra, cách này cũng khiến các diễn giả xuất hiện trước công chúng nhiều hơn, và chính họ cũng sẽ chia sẻ thông tin này với mạng lưới kết nối xung quanh họ.
Trong sự kiện
4. Truyền thông tích hợp với các mạng xã hội
Vô số khán giả thường xuyên online trên mạng xã hội trong khi đang tham gia các sự kiện, vậy nên chẳng có lý do gì mà không sử dụng nó trong hội thảo của bạn.
Chọn ra một thông tin ngắn, độc đáo và đáng nhớ nhất trong sự kiện để update lên mạng xã hội với một hashtag độc đáo, các khách hàng sẽ chia sẻ nội dung đó ngay lập tức khi đang tham gia chương trình và giúp thông tin của bạn lan truyền một cách chóng mặt. Thậm chí, trên thế giới còn đã có những buổi hội thảo bắt đầu bằng việc MC đề nghị khán giả dùng smartphone và mỗi người update một status thú vị lên Twitter về chương trình và để chung một #hashtag. Hành động nhỏ này giúp khán giả trở nên hứng thú và kết nối với nhau hơn rất nhiều.
Ngoài việc sử dụng các công cụ quảng cáo để thông tin chia sẻ trên mạng xã hội được phát tán rầm rộ, bạn còn có thể sáng tạo hơn bằng cách tạo ra các cuộc thi online, khiến tinh thần cạnh tranh trong khán giả nổi lên. Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi thông tin về sự kiện lan tỏa mạnh mẽ như thế nào chỉ với phần thưởng tượng trưng là một cái áo phông in logo công ty (mà có khi khán giả cũng chẳng bao giờ mặc đến) đâu.
Còn có một cách thú vị khác, đó là đưa các update trên mạng xã hội của khách hàng (với chung một hashtag) hiển thị trên màn hình lớn tại nơi tổ chức hội thảo. Đối với một số người, cảm giác thấy tên mình trên màn hình lớn còn vui và phấn khích hơn cả khi họ được lên sóng trên đài truyền hình VTV.
5. Q&A và bình chọn trực tuyến
Sự thống trị mạnh mẽ của smart phone đã giúp kết nối khán giả trên toàn thế giới. Khán giả luôn kỳ vọng được chủ động tương tác và trình bày quan điểm của mình với diễn giả. Thực tế là tại các hội thảo quốc tế – nơi cho phép khách mời online được đặt câu hỏi và thảo luận công khai, việc chia sẻ kiến thức giữa diễn giả và khách mời cũng hiệu quả hơn rất nhiều.
Bằng cách trao quyền chủ động cho khán giả, để họ chủ động lựa chọn và thảo luận về những vấn đề họ muốn nghe nhất, bạn sẽ khiến buổi hội thảo của mình trở nên bổ ích hơn rất nhiều. Sự gắn kết và tương tác mà bạn tạo ra cho khách hàng chắc chắn sẽ khiến họ quan tâm và có thiện cảm với công ty.
Hiện nay tại Việt Nam cũng đã có một số website cung cấp dịch vụ này, cho phép khán giả tương tác và đặt câu hỏi trực tuyến với ban tổ chức khi tham dự hội thảo.
6. Hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến là cách cuối cùng mà bạn nên sử dụng để truyền thông trong thời gian diễn ra sự kiện. Trong khi bạn thường chỉ đáp ứng được một số ít khách mời trực tiếp tham gia hội thảo thì với khán giả online, đó là một con số không giới hạn. Bằng cách sử dụng các website cung cấp dịch vụ này, bạn có thể tạo ra một cộng đồng online khổng lồ cùng theo dõi sự kiện. Điều này sẽ tạo ra sức mạnh lan tỏa rất lớn!
Có rất nhiều cách linh hoạt khi tạo live-stream cho sự kiện, bạn dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn, khách hàng cũng chủ động lưu lại những thông tin có ích để xem lại sau khi chương trình đã kết thúc. Tuy nhiên, công nghệ này ở Việt Nam hiện nay chưa thực sự phát triển và việc áp dụng vào thực tế cũng sẽ gặp khá nhiều khó khăn nếu như đường truyền internet không ổn định.
Sau sự kiện
7. Tài liệu chia sẻ cho khách hàng
Câu hỏi mà các diễn giả thường xuyên nhận được từ khán giả, đó là: “Anh/Chị có thể chia sẻ slides ngày hôm nay được không?”
Bởi vậy, hãy đảm bảo với khán giả là họ sẽ nhận được tài liệu sau khi chương trình kết thúc để họ tập trung hơn vào nội dung của buổi hội thảo thay vì lo chụp ảnh slides hoặc ghi chép thông tin vào sổ. Hãy upload thông tin trên Slideshare và chia sẻ cho khán giả sau khi chương trình kết thúc.
8. Tổng hợp và chia sẻ thông tin liên tục
Nếu buổi hội thảo rất thành công nhưng sau khi kết thúc, thông tin về nó lại không được chia sẻ rộng rãi thì quả là sự lãng phí lớn. Những thông tin bạn tạo ra sau sự kiện sẽ giúp kéo dài “chu kỳ sống” của chương trình và mang tới rất nhiều giá trị.
Hãy tổng hơp các link bài báo, hình ảnh, video về buổi hội thảo và chia sẻ trên các trang mạng xã hội. Mục tiêu của việc này là để khán giả nhìn thấy hình ảnh của họ trong sự kiện, thông tin sẽ được chia sẻ tới bạn bè, người quen trong mạng kết nối của họ và cuối cùng mọi người sẽ tò mò tham gia những sự kiện tương tự tiếp theo.
